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项目经理如何应对项目相关方

北京慧翔天地
2019-11-26 17:22:01
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  一、尽早以积极态度面对负面相关方

  本能地,人们愿意与支持项目的正面相关方打交道,不愿意面对反对项目的负面相关方,甚至会有意回避负面相关方,而只是等到实在无法回避时才与他们打交道。这种方法往往使项目工作陷于被动,不能有效进行。项目管理要求人们要如同面对正面相关方那样,去面对负面相关方,尽早积极地寻求解决问题的办法。尽早面对问题,往往比拖延、回避要有效得多!

  负面相关方之所以反对项目,很可能是因为项目真的会损害他们的利益,或者他们误认为项目会损害他们的利益。必须首先分析他们反对项目的原因,再有针对性地加以解决。不同的人对同一个项目有不同的看法,有不同的要求,是很正常的。对负面相关方,要充分理解他们,设法把项目对他们的不利影响降到最低程度,甚至可以设法使项目也为他们带来一定的好处。

  可以使用以下技巧来解决负面相关方对项目的抵制。

  1.搞清楚负面相关方抵制的根本原因。通过向抵制者提出合适的问题,也许就能让他认识到自己的抵制是没有道理的。

  2.区分理性抵制、感性抵制和政治抵制,以便有针对性地采取解决抵制的方法。例如,绝对不能够用处理理性抵制的方法去处理感性抵制。

  3.切勿强求。如果通过前两步仍没有解决抵制,就只有暂时撤退,让时间来解决问题。例如,允许人们花时间了解情况、理解事物。

  4.谈判。如果前几个步骤都没能解决抵制,就需要依靠谈判了。项目经理要准备在谈判中做出必要的让步。

  二、让项目相关方满意是项目管理的最终目的

  让相关方满意,不是简单地被相关方牵着鼻子走,而是切实弄清楚相关方的利益追求并加以适当引导,并满足他们合理的利益追求。相关方对项目往往存在不同层次的利益追求,如客观需要的利益、主观想要的利益,以及期望的未来利益。

  相关方对利益追求的表达又往往是含混不清的、笼统的。项目管理团队必须要把相关方的利益追求尽量明确、完整地列出,并以适当方式请相关方确认。这样,就可以大大降低项目出现“失败的成功”(项目在规定的范围、时间、成本和质量要求下完成,但主要相关方仍不满意)的可能性。

  人都是有利益追求的。有些人追求短期利益,有些人追求长期、可持续的利益。从利益的多样性上讲,“知足常乐”这个说法是错误的。你不能在所有的利益领域都知足,否则你就会彻底失去追求的乐趣。人们应该在某些领域知足(如物质追求),在某些领域不知足(如精神追求)。

  人类所面临的最大问题,其实是地球资源有限与人类物质欲望无限之间的矛盾。如果人类不注意从“物质人”向“精神人”转变,那么这个矛盾将是不可调和的。为了项目成功,我们需要引导项目相关方追求那些有利于项目成功的利益。

  项目管理虽然要在规定的范围、时间、成本和质量下完成项目任务,但最终还是要让项目相关方满意。所以,千万不要忽视你的项目相关方。否则,即便你按规定完成了项目任务,相关方可能仍然不满意。

  三、特别注意相关方之间的利益平衡

  由于各相关方之间或多或少地存在利益矛盾,所以我们无法同时同等程度地满足所有相关方的利益,但是应该尽量缩小各相关方(至少是主要相关方)满足程度之间的差异,达到一个相对平衡。项目相关方管理的一个核心问题,就是在众多项目相关方之间寻找利益平衡点。

  例如,城市举办无车日活动,就是在做项目,就必须充分考虑不同群体的利益,否则无车日活动就不能取得大家的支持,不能达到应有的效果。当公交公司和出租车业的收入因无车日而增加时,市中心的停车场、洗车厂、商场的收入会不会因此减少?

  如果每个月都要做一个无车日(昆明曾经每个月都有一个无车日),那就更是必须认真考虑各利益群体之间的平衡问题。通过寻求平衡,就可以在主要项目相关方之间形成合作关系,以及基于这种合作关系的项目大团队,有利于项目的顺利完成。

  要协调相关方之间的利益,我们必须承认和理解各相关方之间的利益差别甚至冲突,鼓励大家把各自的利益追求充分表达出来,进行协商,达成一致。比起隐藏着的利益矛盾,公开的利益矛盾要好管理得多。更何况,如果你让其他人有充分发表意见的机会,他们的意见即便没有被采纳,他们也不见得多么计较。对同一件事,不同的人有不同的看法,是非常正常的。可怕的不是有不同意见,而是不让他们表达不同意见。

  四、依靠沟通解决相关方之间的问题

  相关方之间总会出现各种各样的问题,而许多问题的出现是因为沟通不充分。如果相关方之间有相同或相近的价值观,就可以通过沟通来达到相互理解、相互支持,预防问题的发生。

  按照项目管理的要求,沟通也是要编计划并按计划来开展和管理的,不能够想起来就沟通,想不起来就不沟通。我们需要认真分析各相关方对项目信息的需要、对沟通方式的偏好、对沟通时间的要求,切实编制好沟通计划,并严格加以执行。项目相关方之间,不仅要有正式的沟通,还要有非正式的沟通,不仅要有书面的沟通,还要有大量的口头沟通。

  通过沟通,也能够及时发现项目相关方之间的问题。对于这些问题,需要运用“问题日志”加以记录,并策划解决的方法,落实问题解决的时间和责任人,跟踪解决方法的实施情况。问题日志是用于管理相关方的一个有效工具。通过问题日志,能使问题及其解决方法、过程都可视化,有利于问题的解决。

  五、日常工作和生活中的相关方管理

  相关方这个概念,也可以延伸到各种日常工作和生活中。从相关方的角度看,竞争对手并不是你的敌人,而只是在你的事情上有负面利益的相关方,所以不要与竞争对手对抗,而要管理竞争对手。

  你不应该用“短兵相接”式的办法去打击对手(否则就只能两败俱伤),而应该通过提升自己的水平来与对手竞争。例如,你甚至可以用共同“做蛋糕”而不是你我“分蛋糕”的态度来对待竞争对手。心胸放宽一些,就能够容纳各种矛盾;位置站高一些,就能够化解低级争端;眼光放远一些,就能够找到共同利益。

  你的客户也是你的相关方,你一定要引导和管理客户,并满足客户的合理利益要求。对于不太成熟的客户,就必须用合适的方式去“教育”客户。例如,在推广项目管理的过程中,项目管理从业者就必须引导客户提升对项目管理的认识。对于你所从事的工作或推销的产品,客户的了解程度往往比你低得多。如果客户比你还了解项目管理,那你就没法在项目管理界立足了。

  你的领导也是你的相关方。对于领导,你不能简单地服从,而要设法引导和管理他。虽然可以说,有什么样的领导,就有什么样的员工;但是,反而言之,也一样成立。那就是,有什么样的员工,就有什么样的领导。

  与领导负有教育和引导员工的责任一样,员工也同样负有教育和引导领导的责任。只是后一种责任更容易被忽视。例如,员工应该用自己良好的言行来引导领导不断关注和培养自己,使领导逐渐成为自己的人生导师。善于发现并抓住优秀导师,对年轻人来讲非常重要。

  管理学是建立在理解人性、尊重人性的基础上的,旨在运用有效的方法来发挥人性之善、抑制人性之恶,提高工作效率与效果,造福人类。人性之一就是基于强烈自我意识的“自私自利”!当然,这里的“利”是广义的,不局限于物质利益。

  高尚的人、助人为乐的人、毫不利己的人,并不是不“自利”,他们只是更多地追求精神利益而已。一个人帮助别人,并不只是被帮助者需要帮助,而且也是帮助者需要帮助,是帮助者实现精神利益和自我价值的需要。

  利益决定立场。如果你想要得到相关方的支持,就必须满足他们的利益追求;如果你想要长久得到别人的支持,就必须长久满足别人的利益追求。