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项目经理是怎么写日报的

慧翔天地
2020-06-30 17:33:58
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  日报应该是大家非常熟悉的一样东西了吧,作为PM日报功底更是必不可少。很多时候,管理层和一些项目干系人,都需要通过日报去获取他们所需要的项目信息。

  那么,如何写出一份优秀的日报,能够让所有人都清楚项目的进展、问题、风险、变更,看懂项目的进程、健康度等,是每位PM需要深度思考的。

  一、多使用序号,每行尽量精简

  一些PM的日报为了描述上的完整性,喜欢用大段的文字去阐述一件事情。但其实人是会有视觉疲劳的,大家如果看到大段的文字,就不太会仔细地阅读了,非常容易错过重点信息。

  所以我一般会把大段的文字进行拆分,用1、2、3来标注区分,同时对内容进行筛减,提炼重点话术。我给大家举个栗子:

  A:今天一共评审了10个模块,其中5个模块顺利通过,2个模块需要修改,3个模块因为不符合业务诉求所以退回重新和业务对焦方案,5个已通过的模块已经安排产品和技术对接,技术评估后明确可行,需要进行技术方案设计,预计2天后出。

  B(推荐):

  1、7.16组织评审会,共10个模块,5个通过,2个需修改,3个退回

  2、已通过的模块,产品与技术已经对齐,技术方案预计7.19输出

  拆分和精简可以让日报的整体看上去清晰明了易读,大家会更愿意看。

  二、不要进行开放性描述,一定要有闭环

  什么叫开放性描述?比如,今天xxx延期了,今天业务方案变更了等,类似这种没有原因、没有结论、没有后续动作的语句称之为开放性描述。

  大家看到开放性描述的时候,大多会很懵:这个东西延期了到底要不要紧?是某一环延期了,还是整体延期了?为什么延期?有没有解决方案?方案变更对项目有没有影响?影响有多大?这些信息如果都看不到,大家就会产生疑问,项目经理要回复大家的各种疑问,来回反复既增加沟通成本又繁琐。

  那啥叫闭环呢?不是说给一个解决方案就叫闭环,而是要把这件事挖到底,做到做无可做的时候,给出的结论叫闭环。

  例如:“直播功能业务方案变更了,今天与业务协商需要给出解决方案”。

  这个描述看上去找了业务,推进了后续的发展,但其实并没有完结,业务方案为什么变更了?有没有牵涉到外部问题?什么时候能给出新的方案?业务方案的变更对当前的项目进展有没有影响?如果有影响,怎么处理,怎么补救?这些都是需要PM去挖掘的。

  当这些信息挖掘到以后,重新组织的结论才是一个可闭环的结论。所以我会先去把所有能挖掘的都挖掘一遍,再将结论输出出来:

  1、直播功能因为预算问题需要变更方案,已同步给所有相关方

  2、与业务方及财务共同对齐,6.18进行预算重新申报审核,最晚6.19给出最新业务方案

  3、(无影响版本)与产研对齐,6.19之前给出业务方案对当前进度不影响

  4、(有影响版本)与产研对齐,业务方案变更导致当前开发进度停滞,会优先启动另一需求,待6.19业务方案给出后重新评估,目前延期风险较高。

  这样一来,无论是问题的根本原因,还是信息同步、解决方案以及后续时间规划都能清晰地反馈出来,大家会更容易看懂。

  日报的内容,很多时候反映出了PM的项目管理方式,我们需要刨根问底,追本溯源,才能将项目管理做到极致,真正帮助团队解决问题。

  三、要着眼全局,日报开头写总结性话语

  常规的日报都有固定的版式,如项目信息、本周目标、今日进展、问题风险变更等。这些内容大多是比较丰富而详细的,但是对整体项目而言,其中的每一条其实都只是一个点,比如某个任务延期,比如某个方案变更,比如突然发现了某个依赖方没加进来等等。

  那些通过日报来了解项目的人,很难通过一个个点去想象项目的整体情况。

  这时候,作为PM——你的作用就显现出来了,你需要帮助他们去了解整个的项目,在日报开头加上今日总结的目的就是为了将这些点汇总成面,从全局的角度去看整个项目,给项目做个判断,给看日报的人做一个输入。

  比方说今天延期特别多,你可以总结一下今日延期较多,对项目有一定影响,与各方对齐后预计明天输出解决方案;

  如果变更很多,但是都在可控范围内,也可以总结一下,今天共有8个变更,但目前评估下来,风险可控;

  如果今天开了好几个会,并且都没有结论,可以总结一下,今日针对xx问题已拉多方沟通,结论还未输出,会持续推进。

  有了这些开头的总结,大家对于项目的体感会进一步加深,不是停留在某个点的问题上,而是对整体项目有了一个感官。

  把日报用好,可以避免很多额外的问题。建议大家可以在写完日报后,自己读一遍,也能发现不少问题。