项目收尾阶段——项目经验总结的重要性

　　几个月的辛苦奋斗之后，项目圆满完成！然后你向项目团队宣告：终于成功了！终于可以坐下来静静享受成功后的快乐。但是，庆祝成功只是这个完美故事的一部分。进入下一个项目之前，你应该借此机会反思。事实上，项目后的经验总结是专业人士提高能力的关键手段！

　　为什么你会漏掉“总结”这一步？

　　由于缺乏反思并吸取经验、提高业绩的流程，同样的错误反反复复发生，导致了时间和资源的浪费。

　　虽然项目总结的重要性大家都心知肚明，但实践中却往往漏掉这一步。

　　有三种原因会导致发生这种情况。

　　一、项目疲劳

　　现在是周五下午三点半，一个持续数月的项目刚刚完成，你非常高兴地完成并交接完毕…突然意识到应该做一个经验总结部分，但你心想周一进行总结可能会更合适！

　　等到了周一，你发现又有一个新的项目安排在等着你……于是你很自然就忘记了总结这件事！

　　二、缺乏团队总结经验

　　连续三个项目，你都遇到了供应商延迟交付的问题。那么，有什么办法可以防止这类事件一再发生呢？你决定召开一次经验总结会议，却碰上了一个问题——你不清楚项目团队的最佳参与方式。

　　于是你决定采用非结构化的会议方式。起初，所有人在会上都很安静，一句不说。不久之后，会议重心转移到了责任分配，有了一两个小提议。虽然有总比没有好，但很明显你想要更多的总结建议。

　　三、现状偏好带来惰性

　　心理学研究人员发现大多数人倾向熟悉和舒适的环境。这种现状偏好会阻碍经验总结的进行，比如；你的项目成员提了一个建议但你很快就驳回：“但那不是这个组织现在的工作模式，我也没有看出它有这样的变化倾向。”

　　7招学会经验总结

　　1、将总结会议纳入计划

　　在你的计划表里提前订好时间地点召开总结经验会。如果你的计划周期太长，无法决定确切时间，可以在会议安排上标注“议程待定”。

　　2、会议激励机制

　　有的团队通过提供午餐，甜点或者其他激励手段的方式来提高团队参与经验总结的积极性。根据你自己的经验来找到适合你们团队的激励方式。

　　3、总结自我经验

　　在开展总结会之前，你可以留出15分钟左右思考自己的经验教训。自我思考可以给你开展团队总结提供思路，并能作为例子在会上分享。

　　Tip：把重点放在你可以控制的范围之内，而不是意图改变整个项目。

　　4、创建会议大纲

　　在会议召开的前一两天，制作一份简单的一页大纲。这份大纲应该包括会议基本的规定，问题源头，经验教训等。

　　5、设置基本规则

　　在会议开始前，花几分钟介绍这个会议的基本规则。会议的目的是确定本次项目的教训以改进以后的项目表现。接着，鼓励参会者用事例来解释他们的意见或评价，确保所有人都能听懂。最后，你可以表示会通过他们的协助将会议上提出的建议落实到项目中去。

　　6、鼓励团队从项目中获取经验

　　如果你的团队不知道从哪里开始吸取经验教训，可以运用以下提示：项目中哪些活动和方法效果最佳？改动哪里可以提升整个绩效？有什么意料之外的事情，下一次该如何解决？

　　Tip:将记录经验教训的职责分给另一个人，以便于你能够专心组织并参与讨论。

　　7、整合所有的教训

　　在这一步，你已经有了很多关于经验的想法。为了让这个会议发挥最大的价值，你需要花费额外的时间把零散的想法整合到一起，并转化为组织的制度流程。

　　比如：

　　假期导致项目延迟

　　解决：在项目计划中安排获取休假计划这一步，并通过建立交叉培训计划解决这一问题。

　　变更要求后沟通不佳

　　解决：修改变更控制和沟通制度，以便向所有人通告进度。可能包括：以电子邮件形式抄送所有人每周项目进度，重大变化等。

　　使用以上方式反思过去的项目，并确保每个项目至少一次总结会议。在下一次项目中用上总结的想法，来提升下一个项目的表现。

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