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PMP考试中你必须留意的那些信息

北京慧翔天地
2019-11-29 14:24:26
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       PMP考试中经常有一些问题题干不会明确表明一些问题,就类似于数学中的"等边三角形,其实内含的条件包含三个角都为60°,且三条边相等",因此在PMP考试中我们也要留意这些问题,不要到时候因为这些忽略掉一些必要的信息。

  1.组织结构

  题目中如果没有明确说明是什么样的组织结构类型,默认情况下,我们考虑的是平衡矩阵式的组织。

  因为在弱矩阵和职能型里面项目经理基本也管不了什么事,没什么权利,从平衡矩阵式开始项目经理和职能经理权力相当,项目经理和职能经理混合掌握预算,具有决定权。

  在这种情况下才能更好的去推行应用项目管理体系,所以如果没有明确的说明是什么样的组织就是一个平衡矩阵。

  默认平衡矩阵的情况,如果涉及到组织结构的对比,没有明确说明和哪一个组织对比,一定是通常和职能型或者弱矩阵组织结构进行比较,还是因为职能型或者弱矩阵项目经理管不了啥事儿,所以这种组织结构相对来说不太好,不利于项目管理思想的推广应用和实践,所以这种情况下,要知道默认是平衡矩阵了。

  另外题目如果没有明确说明是什么角色,咱就是项目经理,别想太多,咱就默认自己是项目经理就行。

  如果涉及到合同采购类的题目,如果没有明确说明,那么涉及到供应商,咱们就是买方,也就是咱们自己项目过程里面需要发起的采购管理咱们的供应商。

  2.历史资料

  任何组织都默认有历史资料的积累,有相对应的组织过程资产。历史数据应该被收集,主要是为用于未来项目的计划、估算、风险、知识管理等等,这几个重要的管理过程。

  3.项目章程

  任何默认的题目的场景。项目都有项目章程以及项目管理计划,除非题目明确说明没有考点就变了,所以要根据已知信息做判断。

  回想试题:发行人很忙,没有时间制定项目章程明确告诉我项目没有章程,这种情况下,我们的知识点就可能变成了项目经理代为起草章程,然后需要得到发行人的批准。

  4.整合沟通

  项目经理默认75%到90%的时间在沟通,当前世界上那些成功的顶尖的项目经理大部分时间都是在沟通。

  充分利用能力三角模型里面的核心能力,也就是我们需要在什么时间,知道项目在什么时间,需要什么样的资源,做什么?然后找到这个资源,沟通,画大饼,讲商业战略,发挥我们的领导力,让相关方能够参与项目并支持。

  5.专业管理

  默认咱们都是专业的项目经理,管理是咱的主要工作,工作内容就是整合,在整合的过程中,通过大量的沟通。说到专业这个词,我们就应该能够按照专业的项目管理方法做事,PMBOK里面涉及到的这些管理思想,开展管理工作。

  我们就能分析出每一道题的考点,这些知识点在PMBOK里面是如何阐述的?也就是普遍认可的良好实践。所以既然咱是专业的项目经理,强调一下,我们一定要了解PMI对每个概念的定义,以及所推荐采用的这些专业术语,注意术语表一定要去看一下!

  另外确认并且任命项目经理,通常在什么时间?最好在制定项目章程的时候,任命项目经理,最晚也必须在规划开始之前,项目经理可以参与项目章程的编写,但是一定是发起人去审批。章程会授权项目经理使用企业的资源去完成项目活动。

  6.全员参与

  规划过程,制定项目管理计划的过程,要让团队成员尽早的参与,并且希望他们能够达到一个成熟的团队,能够帮助我们做出一些决策,所以这样既可以让他们对规划工作来贡献他们的专业技能,让计划具有更高的可行性。

  同时他们参与到项目工作,参与到决策过程中,又可以增强他们对项目的责任感。

  所以提前参与可以提前磨合,提前磨合就能帮助我们缩短团队发展的震荡阶段,甚至是规范阶段。

  在这种情况下,提前参与到项目的规划工作中,就可以让团队在执行阶段之前达到了一个成熟团队所具有的特征,对项目的绩效得以保障。

  7.关键数字

  PMI需要我们掌握的就是一些常见的这些关键数字,也就是常见的这些常量。

  比如WBS通常分解到4到6层,那每一个工作包,我们尽量保持让他在80个小时左右的工作时长、工作量。

  在WBS分解的过程中还有一个百分百原则,也就是我们从上往下把WBS做了拆分,拆分完成之后,还要从下往上再逐级汇总回去,确保不多不少,达到一个百分之百,分解的刚刚好。

  正态分布的西格玛,正负1个标准差,正负2个标准差,正负3个标准差所对应的概率。

  1σ:数值分布在(μ—σ,μ+σ)中的概率为0.6526

  2σ:数值分布在(μ—2σ,μ+2σ)中的概率为0.9544

  3σ:数值分布在(μ—3σ,μ+3σ)中的概率为0.9974

  4σ:0.9999

  如果涉及到计算题,它可以帮助我们很快的找到正确的答案。

  估算的结果:类比估算粗略量级估算,偏差是-25%到+75%。

  参数估算是那种确定性的估算,估算结果通常是-5%到+10%的偏差区间。

  质量管理那一章又提到了管理层的责任,质量问题,85%的原因都归因于管理,还有帕利托的帕累托图,帮助我们评估造成大多数问题的主要原因,它来源于二八法则。

  控制图,首先我们要知道七点规则,连续七个点在均线的一侧,另外控制上下限通常是正负3个标准差。

  沟通,在我们沟通的过程中,口头信息能产生的影响可能是40%。而我们的眼神表情肢体语言等等可能占比占到55%。项目经理沟通时间比例就是75%到90%。

  8.强调记录

  好记性不如赖笔头。遇到各种各样的情况先记下来,经常会用到的就是变更日志,问题日志,经验教训登记册,甚至最后项目档案的存档,采购文档的存档,有问题先记下来,事后要留痕做总结,做归档。

  9.明确目标

  必须有明确的目标,先计划后行动。

  从项目的目标开始,项目的目标一定是确保可量化、可衡量,根据这个目标制定我们的管理计划,然后落地执行。需求是一个有效的需求,一定要做到可量化可衡量,把需求收集清楚,然后去决策项目的范围到底是什么?变更也一样,我们要先了解需要改变什么去定义变更,然后综合评估变更会对项目产生什么样的影响,从而避免我们只关注局部利益,而影响整体大局。

  比如提出一个变更请求,只影响到了成本,觉得问题不大,但是进度、范围、质量、资源、风险都应该去全盘考虑。

  最后问题解决第一个步骤:定义问题,先搞清楚问题是什么,然后再去分析原因,搞清楚为什么?然后是对症下药,制定我们的解决方案。所以从项目开始到需求到变更到问题,都要强调明确我们的目的目标是什么?

  10.尽早识别

  尽早的识别相关方,并且让其参与项目。所以才把识别相关方这个管理过程放到了启动过程组,开展的越早越好。

  并且在识别相关方管理的过程中,就需要对已经识别到的这些人去进行分析,分析他们的权力、作用力、影响等等。所以识别相关方管理过程不仅仅是记录,还有一个分析的过程。

  那么通常开展完识别相关方这个管理过程之后,需要马上去进行规划相关方参与,想各种各样的办法,让相关方更好的来支持项目,也就是制定一个相关方参与的策略。

  11.事分主次

  所有相关方都要被识别出来,识别的范围越广越好,但是不代表着每一个人都需要我们去重点管理,所以才有识别之后马上要开展分析,分析权力、作用力、影响等等,来对相关方做分类排序,从而来决定对什么样的相关方开展什么样的适度管理过程。

  从项目的需求、风险,我们识别收集到的这些需求要分组排序,我们收集到的这些风险也要去识别定性分析做排序,道理都一样,是分轻重缓急。

  所以整个考试过程就是给出我们职业信息,我们来分析,然后排序,确定他们的可能性、可行性,找到这个最可行、最保险的选项。

  12.预防为主

  质量,现在质量管理思想比较重要的核心思想之一就是预防胜于检查,也就是质量是计划、规划,是我们设计出来的,而不是检查出来的。

  所以PMP学得好是看书看出来的,而不是刷题刷出来,所以不仅仅是质量,我们现在的安全管理,环境管理,健康管理等等,都是在提倡预防胜于检查。想尽各种办法,提前未雨绸缪,把这些黑暗势力扼杀在摇篮里。